Cum să realizezi o achiziție fără riscuri

Mic ghid pentru o achiziție sigură, legală, eficientă și cu cel mai bun raport calitate-preț, fără riscuri.

Perioada de implementarea a proiectelor câștigate și finanțate din fonduri europene aduce numeroase beneficii, dar și o serie de responsabilități. Una dintre cele mai sensibile etape este achiziția, în aiguranță, de bunuri, lucrări sau servicii. Orice abatere de la legislația în vigoare, orice neregulă în procesul de achiziție sau lipsa de documente justificative poate conduce la consecințe nedorite, cum ar fi: corecții financiare, neegibilitatea cheltuielilor sau chiar sancțiuni penale.

Acest articol își propune să ofere informații clare despre procesul unei achiziții corecte, cu mențiuni cu privire la legislația în vigoare, metode de identificare a cel mai bun raport calitate-preț dar, mai ales, cum să se evite riscurile.

1. Cunoașterea cadrului legal: Legislația aplicabilă

Pentru proiectele finanțate din fonduri europene, achizițiile trebuie să respecte legislația în vigoare; indicațiile din ghidul solicitantului și ghidul beneficiarului.

La începutul perioadei de implementare, se va alcătui metodologia de achiziție. Însă, cu titlu informativ, orice achiziție trebuie însoțită de o notă justificativă a necesității, de ofertele primite și de documentele de achiziție (facturi, process verbal predare-primire)

2. Pașii pentru o achiziție fără riscuri

Achiziția trebuie să răspundă unei nevoi reale, justificate în cadrul proiectului. O cheltuială care nu este prevăzută în bugetul aprobat sau care nu este relevantă pentru obiectivele proiectului poate fi declarată neeligibilă.

Valoarea estimată a fiecărei achiziții se bazează pe cercetări de piață și obținerea de oferte exact pentru produsul sau serviciul necesar. Nu este obligatoriu să fie ales cel mai mic preț de pe piață, se poate face o media a raportului calitate-preț a.î achiziția să îndeplinească standardele necesare și să asigure o calitate superioară.

Este important ca aceste oferte să fie documentate și datate pentru a putea fi prezentate la un eventual control.

3. Criterii pentru identificarea celui mai bun raport calitate-preț

Nu întotdeauna „cel mai mic preț de pe piață” este soluția cea mai bună. Cel mai mic preț nu înseamnă mereu o alegere bună. Prețurile nejustificat de mici ascund adesea o calitate slabă a produsului, produse neconforme cerințelor și standardelor, livrări întârziate, sau furnizori neserioși.

Criteriul cel mai bun raport calitate-preț, poate fi de ajutor. Acest criteriu ia în calcul:

• caracteristicile tehnice;

• garanția oferită;

• timpul de livrare;

• experiența furnizorului;

• servicii post-livrare (mentenanță, suport).

4. Cum să eviți riscurile și capcanele frecvente

Atenție la semnele unui furnizor neserios care:

• oferă un preț mult sub piață (dumping);

• nu pot demonstra experiență anterioară;

• nu oferă garanții;

• au recenzii slabe;

• solicită plata integrală în avans;

• refuză semnarea unui contract clar.

Aplica metode prin care se poate încerca fraudarea:

• ofertare „de formă” între firme afiliate (coluziune);

• furnizori fictivi sau „de apartament”;

• produse second-hand vândute ca noi;

• livrări incomplete;

• facturi fără livrare efectivă.

• termen de livrare necunoscut, sau exagerat de mare

5. Recomandări practice pentru o achiziție sigură

Regula de a obține mai multe oferte:

Chiar dacă legea nu impune expres în toate cazurile, a cere și a obține mai multe oferte, comparabile și justificabile, este esențială pentru transparență și protecție juridică.

Contracte clare și detaliate

Orice achiziție este bine să fie urmată de un contract care să precizeze:

• obiectul clar al achiziției;

• termenul de livrare/execuție;

• penalități pentru întârziere;

• condiții de plată;

• garanția.

Plata după livrare și verificare

Evitați plata integrală în avans. Se recomandă:

• plata după recepția parțială/finală;

• păstrarea unei sume ca garanție

Toate documentele trebuie arhivate atât fizic, cât și electronic. Nu aruncați nimic.

6. Ce faci dacă apar probleme?

În cazul în care suspectezi o fraudă:

• suspendă procesul;

• analizează riscurile juridice;

• consultă un consultant juridic;

• sesizează, dacă este cazul, organele competente.

Concluzie

Achizițiile în proiectele cu fonduri europene sunt un proces complex care trebuie tratate cu atenție, transparență și, în mod special, să se încadreze în cerințele legale.

Realizarea unei achiziții fără riscuri înseamnă:

• respectarea legislației;

• documentare completă;

• selecție obiectivă;

• contracte clare;

• relație fermă cu furnizorii

• evitarea zoneor de risc, neclare.

Urmând aceste sfaturi, se pot evita corecțiile financiare, experiențele neplăcute și eventualele întârzieri ce pot să apară în implementarea proiectului.

Expert selecție și monitorizare grup țintă

Roșu Cristina

Iulie 2025