Mic ghid al administratorului de întreprindere social

Felicitări tuturor câștigătorilor, dar și celor care au ajuns atât de departe în acest proiect, chiar dacă deznodământul, poate nu este cel așteptat! Experiența contează la fel de mult.

 Iată că a trecut cu succes și etapa de concurs a planurilor de afaceri, iar acum urmează o etapă în care rodul eforturilor se va concretiza. O etapă provocatoare și importantă. Cu pași repezi, ne îndreptăm spre etapa de implementarea efectivă, deci de deschidere a unei întreprinderi sociale și de pornire efectiv la lucru.

Pentru a înțele mai bine care este rolul administratorului unei întreprinderi sociale este nevoie de o înțelegere clară a responsabilităților.

Rolul administratorului: între misiune socială și management

Administratorul unei întreprinderi sociale are o dublă misiune:

• Economică: trebuie să mențină sustenabilitatea financiară a afacerii, să gestioneze bugetul, să dezvolte planuri de afaceri și să atragă resurse.

• Socială : asigură că întreprinderea rămâne fidelă misiunii asumate, că se implică și că implică comunitatea, că oferă rezultate tangibile în viețile beneficiarilor.

Un bun administrator de întreprindere socială este un lider empatic, atent la nevoile celor din jur, dar și un planificator strategic, un om capabil să mobilizeze echipe, voluntari și parteneri, care se pricepe la vânzări, afaceri și este motivat să aducă un plusvaloare comunității din care face parte.

Este o perioadă decisivă: trecerea de la planuri, grafice și documentații, la rezultate concrete, palpabile, cu respectarea atât a cerințelor proiectului, cât și îndeplinirea obiectivelor sociale asumate. Iată un scurt ghid, un mic instrument care poate ajuta traversarea aceastei etapă cu claritate și reușită deplină.

1. Începe cu o revizuire atentă a proiectului aprobat

Primul pas esențial: parcurgerea cu atenție a proiectul aprobat și a contractului de finanțare. Este nevoie să fie foarte clar definite și avute în vedere următoarele aspect ale proiectului:

• Bugetul aprobat, inclusiv sumele pe categorii de cheltuieli eligibile;

• Calendarul activităților, așa cum a fost asumat în Gantt;

• Indicatorii de rezultat și de realizare, care trebuie atinși la finalul proiectului;

• Cerințele ce țin de eligibilitate și documentele justificative cerute de finanțator.

Orice modificare necesită aprobarea prealabilă și se fac în baza întocmirii unui act adițional.

2. Organizarea echipei și a structurii de implementare

Administratorul de grant este singurul responsabil de întreaga coordonare operațională a proiectului. Este esențial să fie clar stabilite:

• Structura echipei de implementare – cine se ocupă de coordonare, achiziții, financiar, raportare, comunicare etc.;

• Managementul resurselor umane: fișele de post și contractele – pentru toate persoanele implicate;

• Fluxurile de lucru și canalele de comunicare interne;

• Un sistem clar de arhivare a documentelor – electronic și fizic.

🔹 Sfat: organizează un calendar intern de raportare și evaluare lunară. Vor fi astfel prevenite întârzierile și în orice moment se va avea o imagine clară asupra progresului proiectului, sau a eventualelor întârzieri în proiect.

3. Lansarea activităților și primele achiziții

Etapa de start presupune adesea:

• Dotarea spațiilor (închiriere, renovare, amenajare corecpunzătoare cerințelor, achiziții);

• Achiziționarea, montarea și punerea în funcțiune a echipamentelor necesare pentru începerea activității propriu-zise a întreprinderii sociale;

• Angajarea și instruirea personalului, cu respectarea normelor de lucru asumate prin proiect

• Proceduri de achiziții și respectarea procedurii specific ce va fi pusă la dispoziție de către administratorul schemei de minimis.  

💡 Sfat: Este bine să existe un registru de achiziții și o arhivă digitală clară cu oferte, facturi, bonuri, devize, rapoarte.

4. Monitorizarea activității și atingerea indicatorilor

Pe măsură ce activitățile avansează, trebuie urmărit în timp real progresul activității:

• A fost atins numărul de persoane sprijinite prin proiect?

• S-a creat numărul de locurile de muncă asumate în proiect?

• Au fost respectate categoriile sociale asumate la angajare, cât și numărul persoanelor vulnerabile?

• Întreprinderea socială generează venituri din activități economice?

• Activitatea socială este urmărită și implementată?

Este nevoie de un echilibru între componenta economică și misiunea social asumată.  Pe lângă cifre, încasări, vânzări, rapoarte, este nevoie ca impactul social asupra oamenilor și a comunității să fie urmărit și implementat, astfel încât întreprinderea social să își îndeplinească rolul și misiunea social asumată.

5. Raportarea și relația cu administratorul schemei de minimis

Este responsabilitatea administratorului de grant să:

• Transmită rapoarte de activitate, rapoarte de progres și să întocmească raportări financiare conform calendarului, atât către finanțator, cât și către parteneri, autorități și comunitate

• Să comunice în permanentă cu expertul de monitorizare atribuit

• Să verifice corectitudinea documentelor justificative

• Să monitorizeze indicatorii de performanță: atât financiar-contabili (cash flow, vânzări, rentabilitate) cât și sociale.

• Ajustarea bugetului, în funcție de previziunile financiare.

 Sfat: “Nu lasa pe mâine ce poți face azi”. Proverbul poate fi aplicat cu success în ceea ce privește pregătirea rapoartelor. Pentru eficiență, pot fi pregătite încă din timpul activităților.

6. Pregătirea pentru perioada de sustenabilitate

Chiar dacă perioada de implementare are un termen limitat la 18 luni, întreprinderea socială trebuie să funcționeze și după finalizarea proiectului. Perioada de sustenabilitate aferentă este de 13 luni, timp în care normele de lucru sunt menținute.

Trebuie planificat din timp:

• Sursele de venit propriu ale întreprinderii;

• Strategiile de marketing și atragere de noi clienți;

• Posibile parteneriate (cu ONG-uri, autorități locale, mediul de afaceri);

• Planul de reinvestire a profitului și consolidarea echipei.

🔐 Obiectiv final: creează o organizație care să funcționeze sănătos și după ce finanțarea se încheie. Găsește și alte resurse și metode de susținere a activității astfel încât impactul să fie menținut pe termen lung.

În concluzie

Rolul de administrator de grant într-un proiect cu finanțare europeană este complex și solicitant. Este o călătorie uneori dificilă, dar pe atât de frumoasă și care răsplătește efortul prin schimbarea pe care o produce în comunitate. În mod special în comunitățile rurale, care au atât de multă nevoie de dezvoltare și recunoaștere a potențialului. Este o călătorie de cunoaștere, inovație, căpătare de noi apitudini și cunoștințe. Este o călătorie de dezvoltare personal, dar cu impact asupra celor din jur.

Astfel, administratorul are mai multe roluri: este în același timp manager, contabil, omul care face aprovizionarea, dar este și negociator, lider de echipă și garant al misiunii sociale. Este o poziție cu un impact extraordinar – pentru comunitate, pentru oamenii incluși în activitate și pentru dezvoltarea unei economii mai echitabile.

Cu siguranță vor exista provocări, obstacole de diverse feluri. Poate resursa umană este greu de găsit, de format sau de fidelizat, poate presiunea de a produce, a vinde, de a fi rentabil este mai mare decât dorința de a obține o schimbare social reală. Pentru a depăși aceste bariere sau presiuni este nevoie de a nu pierde din vedere misiunea socială asumată. De asemenea este importantă colaborarea cu alți parteneri. Alți antreprenori axați pe economie socială, sau ONG-uri, sau chiar autorități locale. Este nevoie de a investi timp și resurse în formarea unei echipe unite, dedicate scopului de business, dar mai ales scopului social. 

Print-o colaborare bună cu echipa de proiect, cu angajații întreprinderi sociale, cu mediul de afaceri, administrație locală, este posibilă dezvoltarea nu doar a unei afaceri  sociale, ci este și o șansă reală pentru o schimbare durabilă. Merită efortul. Misiunea asumată contează și TU poți face diferența.